Tổng mức đầu tư được điều chỉnh khi chi phí dự án vượt con số đã duyệt vì những lý do mà pháp luật xây dựng chấp nhận: thiên tai, sự cố, bất khả kháng; quy hoạch thay đổi ảnh hưởng trực tiếp dự án; giá xây dựng biến động vượt mức đã tính trong dự phòng trượt giá; hoặc người quyết định đầu tư thay đổi quy mô, phương án để dự án hiệu quả hơn. Người đã phê duyệt dự án (hoặc cấp có thẩm quyền hiện hành) là người phê duyệt điều chỉnh; phần điều chỉnh có thể phải thẩm định lại tuỳ nguồn vốn và mức thay đổi.
Với dự án tư nhân, người quyết định đầu tư có nhiều quyền tự quyết hơn, nhưng điều chỉnh tổng mức đầu tư vẫn kéo theo việc thông qua lại trong nội bộ, cập nhật hợp đồng tín dụng, có khi điều chỉnh vốn đầu tư trong đăng ký đầu tư. Bài này đi qua từng trường hợp, thứ tự xử lý và các hệ quả thường bị quên.
Tổng mức đầu tư là trần, dự phòng là vùng đệm
Tổng mức đầu tư trong quyết định phê duyệt là chi phí dự tính tối đa để thực hiện dự án. Mọi dự toán, giá gói thầu, hợp đồng sau đó phải nằm dưới trần này. Trong tổng mức đã có khoản dự phòng cho khối lượng phát sinh và cho trượt giá. Đây là vùng đệm được luật thừa nhận: chi phí tăng mà vẫn nằm trong dự phòng thì nguyên tắc là sử dụng dự phòng theo quy định quản lý chi phí, chưa cần điều chỉnh tổng mức.
Điều này dẫn đến một nguyên tắc thực hành: trước khi nghĩ tới điều chỉnh, hãy lập bảng theo dõi dự phòng còn lại. Ban quản lý dự án nên biết ở mỗi thời điểm dự phòng đã dùng bao nhiêu, cho việc gì, còn lại bao nhiêu. Khi dự phòng còn lại xuống thấp so với phần việc chưa làm, đó là tín hiệu sớm để chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh, thay vì đợi đến khi ký hợp đồng mới phát hiện vượt trần.
Ở dự án vốn nhà nước, cách dùng dự phòng có quy định khá chặt; ở dự án tư nhân, nó theo quy chế nội bộ và điều kiện của ngân hàng tài trợ. Dù loại nào, việc dùng dự phòng cũng nên có văn bản phê duyệt nội bộ để khi quyết toán có căn cứ.
Những trường hợp thường được xét điều chỉnh
Pháp luật xây dựng liệt kê các trường hợp được điều chỉnh dự án, trong đó có điều chỉnh tổng mức đầu tư. Ở mức nguyên lý, các trường hợp hay gặp gồm:
- Thiên tai, sự cố môi trường, địch hoạ hoặc sự kiện bất khả kháng khác làm phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
- Xuất hiện yếu tố mang lại hiệu quả cao hơn cho dự án khi đã được chứng minh qua phân tích, ví dụ đổi công nghệ để tăng công suất.
- Quy hoạch xây dựng, quy hoạch đô thị và nông thôn thay đổi có ảnh hưởng trực tiếp tới dự án.
- Chỉ số giá xây dựng do cơ quan có thẩm quyền công bố trong thời gian thực hiện lớn hơn mức đã dùng để tính dự phòng trượt giá.
- Người quyết định đầu tư thay đổi quy mô, phương án sau khi xem xét lại, với dự án vốn tư nhân thì đây là quyền của chủ sở hữu.
- Thay đổi do yêu cầu của cơ quan nhà nước trong các thủ tục khác, ví dụ bổ sung công trình bảo vệ môi trường, hệ thống phòng cháy chữa cháy theo kết quả thẩm định.
Danh sách chính xác và điều kiện kèm theo nằm trong Luật Xây dựng và nghị định hướng dẫn; luật đã sửa nhiều lần nên cần đối chiếu bản hiện hành. Với dự án vốn nhà nước, chỉ những trường hợp luật liệt kê mới được điều chỉnh; dự án tư nhân linh hoạt hơn nhưng vẫn phải phù hợp chủ trương và quy hoạch.
Ai phê duyệt, khi nào phải thẩm định lại
Dự án vốn tư nhân. Người quyết định đầu tư tự quyết định điều chỉnh. Nếu điều chỉnh làm thay đổi mục tiêu, quy mô, địa điểm hoặc tiến độ đã ghi trong chủ trương, đăng ký đầu tư, thì phải điều chỉnh các văn bản đó trước hoặc đồng thời. Nếu phần điều chỉnh làm thay đổi thiết kế cơ sở ở những nội dung thuộc thẩm định của cơ quan chuyên môn, phần thay đổi đó phải thẩm định lại.
Dự án vốn nhà nước ngoài đầu tư công. Điều chỉnh tổng mức đầu tư phải được thẩm định phần điều chỉnh và phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Nếu tổng mức sau điều chỉnh vượt ngưỡng tự quyết của doanh nghiệp, hồ sơ phải lên cơ quan đại diện chủ sở hữu.
Dự án đầu tư công. Ngoài Luật Xây dựng còn có Luật Đầu tư công với quy định về điều chỉnh chủ trương và kế hoạch vốn; trình tự dài hơn và nằm ở danh mục riêng của trang.
Thẩm quyền sau sắp xếp năm 2025. Dự án được duyệt trước ngày 1/7/2025 bởi cơ quan nay không còn thì điều chỉnh trình cơ quan kế thừa thẩm quyền. Nên có văn bản hỏi để được xác nhận nơi tiếp nhận.
Hồ sơ đề nghị điều chỉnh tổng mức đầu tư
Một bộ hồ sơ điều chỉnh gọn nhưng đủ thường có:
- Tờ trình đề nghị điều chỉnh, nêu rõ lý do, trường hợp điều chỉnh theo luật, giá trị trước và sau.
- Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện dự án đến thời điểm đề nghị: khối lượng đã làm, chi phí đã dùng, dự phòng đã sử dụng.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi điều chỉnh hoặc phần thuyết minh điều chỉnh, bảng tính tổng mức đầu tư điều chỉnh có so sánh từng khoản.
- Căn cứ của lý do điều chỉnh: văn bản về sự cố, quy hoạch mới, chỉ số giá công bố, kết quả thẩm định của cơ quan khác yêu cầu bổ sung hạng mục.
- Phân tích hiệu quả tài chính sau điều chỉnh, nhất là khi tổng mức tăng đáng kể.
- Ý kiến của ngân hàng tài trợ nếu dự án vay vốn, và phương án bổ sung vốn.
- Kết quả thẩm định phần điều chỉnh, nếu thuộc diện phải thẩm định.
Phân tích hiệu quả sau điều chỉnh không chỉ để nộp: nó giúp người quyết định đầu tư nhìn lại dự án còn đáng làm ở quy mô này không, hay nên giảm quy mô, chia giai đoạn.
Thứ tự xử lý khi phát hiện nguy cơ vượt tổng mức
Thứ tự dưới đây giúp hạn chế việc vừa điều chỉnh xong lại phải điều chỉnh tiếp:
- Rà soát toàn bộ phần việc chưa thực hiện, dự toán lại theo giá hiện tại; không chỉ tính phần đang phát sinh.
- Xác định phần tăng có nằm trong dự phòng còn lại không; nếu có, xử lý theo quy chế dùng dự phòng.
- Nếu vượt, xác định lý do thuộc trường hợp điều chỉnh nào và các văn bản bị ảnh hưởng (chủ trương, đăng ký đầu tư, hợp đồng tín dụng, giấy phép).
- Cân nhắc phương án giảm chi phí hoặc giảm quy mô trước khi chọn tăng tổng mức.
- Lập hồ sơ điều chỉnh, thẩm định phần điều chỉnh nếu thuộc diện.
- Người quyết định đầu tư phê duyệt điều chỉnh; cập nhật các văn bản liên quan và thông báo cho nhà thầu, ngân hàng.
Một sai lầm hay gặp là điều chỉnh theo từng phát sinh lẻ: mỗi lần chỉ tăng đủ cho việc trước mắt, rồi vài tháng sau lại thiếu. Điều chỉnh một lần dựa trên rà soát toàn diện thường đỡ tốn công hơn nhiều.
Ví dụ giả định: nhà máy chế biến nông sản
Một doanh nghiệp tư nhân ở Đồng Tháp được duyệt dự án nhà máy sấy và đóng gói nông sản. Tổng mức đầu tư gồm phần xây dựng, thiết bị, chi phí khác và dự phòng. Khi thi công được khoảng một nửa, có hai việc xảy ra cùng lúc: giá thiết bị nhập khẩu tăng do tỷ giá, và cơ quan cấp giấy phép môi trường yêu cầu nâng công suất hệ thống xử lý nước thải vì nguồn tiếp nhận nhạy cảm hơn đánh giá ban đầu.
Ban quản lý dự án rà soát toàn bộ phần việc còn lại chứ không chỉ hai khoản trên, và thấy dự phòng còn lại không đủ. Phần tăng do tỷ giá thuộc nhóm biến động giá; phần tăng do hệ thống xử lý nước thải thuộc nhóm yêu cầu của cơ quan nhà nước. Hồ sơ điều chỉnh nêu riêng từng nguyên nhân, kèm văn bản của cơ quan môi trường và bảng so sánh giá thiết bị.
Trước khi trình, ban điều hành đề xuất hoãn một dây chuyền đóng gói phụ sang giai đoạn sau để giảm phần tăng. Hội đồng thành viên thông qua điều chỉnh với tổng mức mới thấp hơn đề xuất ban đầu, đồng thời giao ban điều hành làm việc với ngân hàng về phần vốn vay bổ sung. Vì quy mô công suất chính không đổi, phần điều chỉnh không chạm tới mục tiêu trong chủ trương; doanh nghiệp vẫn hỏi cơ quan đăng ký đầu tư về việc có cần điều chỉnh vốn đầu tư đã đăng ký hay không.
Hệ quả dây chuyền cần tính trước
Tăng tổng mức đầu tư có thể làm thay đổi vốn đầu tư ghi trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc chủ trương; nhiều trường hợp phải làm thủ tục điều chỉnh theo Luật Đầu tư (thuộc trục của trang chấp thuận chủ trương trong cụm). Với dự án có ký quỹ bảo đảm thực hiện, mức ký quỹ có thể phải tính lại.
Với ngân hàng, hợp đồng tín dụng thường giới hạn tỷ lệ vay trên tổng mức đầu tư; tổng mức tăng nghĩa là vốn chủ sở hữu phải tăng theo, hoặc phải đàm phán lại hạn mức. Với nhà thầu, giá gói thầu chưa ký có thể cần cập nhật; hợp đồng đã ký điều chỉnh theo điều khoản hợp đồng, không tự động theo tổng mức mới.
Về thuế và kế toán, giá trị tài sản hình thành sau đầu tư sẽ thay đổi, ảnh hưởng khấu hao. Nên báo cho bộ phận kế toán ngay khi có quyết định điều chỉnh để sổ sách khớp với hồ sơ dự án.
Câu hỏi thường gặp
Dùng hết dự phòng có phải xin phép không?
Với dự án vốn nhà nước, việc dùng dự phòng phải theo quy định quản lý chi phí và có phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Với dự án tư nhân, theo quy chế nội bộ; dù luật không bắt buộc, nên có văn bản phê duyệt từng lần dùng dự phòng để làm căn cứ quyết toán.
Tổng mức đầu tư giảm có phải điều chỉnh không?
Nếu chi phí thực tế thấp hơn tổng mức thì không cần điều chỉnh, vì tổng mức là trần. Nhưng nếu giảm vì giảm quy mô, đổi phương án, thì đó là điều chỉnh dự án và nên làm thủ tục để quyết định phản ánh đúng thực tế.
Nhà thầu đòi tăng giá có làm tổng mức đầu tư phải điều chỉnh không?
Giá hợp đồng điều chỉnh theo điều khoản hợp đồng. Nếu tổng các hợp đồng sau điều chỉnh vẫn nằm trong tổng mức, không phải điều chỉnh tổng mức. Nếu vượt, chủ đầu tư phải điều chỉnh tổng mức trước khi chấp nhận phần vượt.
Có giới hạn số lần điều chỉnh tổng mức đầu tư không?
Pháp luật không đặt số lần chung cho dự án tư nhân. Với dự án vốn nhà nước, việc điều chỉnh nhiều lần thường bị cơ quan kiểm tra, kiểm toán chú ý và phải giải trình. Điều chỉnh nhiều lần cũng cho thấy công tác lập dự án ban đầu chưa sát.
Điều chỉnh tổng mức có cần lấy lại ý kiến cơ quan môi trường không?
Chỉ khi việc điều chỉnh đi kèm thay đổi quy mô, công suất, công nghệ hoặc vị trí làm thay đổi tác động môi trường. Tăng chi phí đơn thuần do giá vật liệu không làm thay đổi kết quả ĐTM; nhưng nên kiểm tra xem điều chỉnh có kèm thay đổi kỹ thuật nào không.
Ai chịu trách nhiệm khi tổng mức đầu tư bị lập thấp ngay từ đầu?
Đơn vị tư vấn lập dự án chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm tư vấn theo hợp đồng; người quyết định đầu tư chịu trách nhiệm về quyết định phê duyệt. Mức độ trách nhiệm phụ thuộc lỗi cụ thể; hợp đồng tư vấn nên có điều khoản rõ về sai số chấp nhận được.