Với dự án dùng vốn tư nhân, người quyết định đầu tư là người hoặc cơ quan có quyền quyết định việc bỏ vốn theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty. Ở doanh nghiệp tư nhân đó là chủ doanh nghiệp; ở công ty TNHH một thành viên là chủ sở hữu (hoặc hội đồng thành viên, chủ tịch công ty do chủ sở hữu giao); ở công ty TNHH hai thành viên trở lên là hội đồng thành viên; ở công ty cổ phần là hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông, tuỳ giá trị dự án so với tổng tài sản và quy định của điều lệ.
Câu hỏi nghe đơn giản nhưng sai ở đây gây hậu quả thật: một quyết định đầu tư do giám đốc ký trong khi điều lệ dành quyền đó cho hội đồng có thể bị thành viên hoặc cổ đông yêu cầu huỷ, ngân hàng từ chối giải ngân, kiểm toán ghi ngoại trừ. Bài này giúp bạn xác định đúng người ký, và chuẩn bị đúng giấy tờ nội bộ đi kèm.
Nguyên tắc: ai bỏ vốn thì người đó quyết
Luật Xây dựng không tự định ra ai trong doanh nghiệp được ký quyết định đầu tư với dự án vốn khác. Luật để cho chủ sở hữu vốn tự quyết, và trao phần phân vai bên trong doanh nghiệp cho Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã và điều lệ. Vì thế muốn biết ai ký, bạn phải đọc ba lớp: loại hình doanh nghiệp, điều lệ hiện hành, và các nghị quyết uỷ quyền đang còn hiệu lực.
Cần phân biệt người quyết định đầu tư với chủ đầu tư. Người quyết định đầu tư là người phê duyệt dự án; chủ đầu tư là pháp nhân hay cá nhân trực tiếp quản lý thực hiện dự án. Ở dự án tư nhân, hai vai này thường trùng nhau trong cùng một doanh nghiệp: hội đồng quản trị phê duyệt, còn công ty (do giám đốc điều hành) là chủ đầu tư. Có trường hợp tập đoàn phê duyệt dự án rồi giao cho một công ty con làm chủ đầu tư; khi đó quyết định đầu tư phải ghi rõ chủ đầu tư là ai.
Một điểm hay bị bỏ qua: quyền quyết định đầu tư đi kèm quyền điều chỉnh dự án. Ai đã phê duyệt thì người đó (hoặc cấp cao hơn) mới được điều chỉnh mục tiêu, quy mô, tổng mức đầu tư. Giám đốc không thể tự tăng tổng mức đầu tư mà hội đồng đã duyệt, trừ khi nghị quyết cho phép trong một biên độ nhất định.
Bảng tra nhanh theo loại hình doanh nghiệp
Bảng dưới là cách phân vai mặc định theo luật. Điều lệ có thể phân lại trong khuôn khổ luật cho phép, nên luôn đối chiếu điều lệ đang dùng.
| Loại hình | Ai quyết định đầu tư (mặc định) | Chỗ cần đọc thêm |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp | Không có hội đồng; chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình |
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu; hoặc hội đồng thành viên/chủ tịch công ty nếu chủ sở hữu giao trong điều lệ | Điều lệ có thể giới hạn giá trị dự án mà chủ tịch công ty được tự quyết |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Tỷ lệ biểu quyết thông qua theo luật và điều lệ; dự án giá trị lớn có thể cần tỷ lệ cao hơn |
| Công ty cổ phần | Hội đồng quản trị; hoặc đại hội đồng cổ đông với dự án có giá trị lớn so với tổng tài sản | Ngưỡng chuyển thẩm quyền từ hội đồng quản trị lên đại hội đồng cổ đông theo Luật Doanh nghiệp, điều lệ có thể quy định ngưỡng khác; giao dịch với người có liên quan có quy định riêng |
| Hợp tác xã | Đại hội thành viên hoặc hội đồng quản trị tuỳ quy mô | Luật Hợp tác xã và điều lệ hợp tác xã |
| Cá nhân, hộ kinh doanh | Chính cá nhân bỏ vốn hoặc đại diện hộ | Nên có văn bản đồng ý của các thành viên hộ nếu dùng tài sản chung |
Ngưỡng chuyển thẩm quyền của công ty cổ phần là con số đã thay đổi qua các lần sửa Luật Doanh nghiệp. Hãy đọc trực tiếp điều khoản hiện hành và điều lệ công ty, đừng dựa vào trí nhớ hay mẫu cũ.
Uỷ quyền ký quyết định đầu tư: được gì, không được gì
Được uỷ quyền ký, không được uỷ quyền quyết. Hội đồng quản trị có thể thông qua nghị quyết phê duyệt dự án rồi giao chủ tịch hoặc tổng giám đốc ký văn bản quyết định đầu tư. Chữ ký là thủ tục; quyền quyết vẫn ở hội đồng. Văn bản nên dẫn rõ số và ngày của nghị quyết làm căn cứ.
Uỷ quyền trong biên độ. Một cách làm gọn là nghị quyết của hội đồng cho phép ban điều hành tự điều chỉnh một số nội dung trong biên độ nhất định, ví dụ giả định: tổng mức đầu tư dao động trong phạm vi dự phòng, tiến độ từng hạng mục lệch vài tháng. Vượt biên độ thì quay lại hội đồng.
Không uỷ quyền ngược cấp. Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền theo luật với một loại dự án thì không thể để hội đồng quản trị "tự quyết rồi báo cáo sau". Nghị quyết như vậy dễ bị cổ đông yêu cầu huỷ.
Ghi lại người có xung đột lợi ích. Khi dự án ký với nhà thầu hay đối tác là người có liên quan của thành viên hội đồng, luật có quy định riêng về việc ai được biểu quyết. Biên bản nên ghi rõ ai không tham gia biểu quyết và vì sao.
Giấy tờ nội bộ đi kèm quyết định đầu tư
Ngân hàng, kiểm toán và đôi khi cả cơ quan cấp phép yêu cầu thấy căn cứ nội bộ của quyết định đầu tư. Một bộ đầy đủ thường gồm:
- Điều lệ công ty bản đang có hiệu lực tại thời điểm ra quyết định.
- Biên bản họp và nghị quyết của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông thông qua dự án; nếu lấy ý kiến bằng văn bản thì có phiếu lấy ý kiến và biên bản kiểm phiếu.
- Tờ trình của ban điều hành kèm báo cáo nghiên cứu khả thi, kết quả thẩm định (của cơ quan nhà nước nếu thuộc diện, hoặc của đơn vị thẩm tra thuê ngoài).
- Văn bản uỷ quyền ký nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ tịch hội đồng.
- Bản xác định giá trị dự án so với tổng tài sản gần nhất, nếu điều lệ hoặc luật dùng ngưỡng này để chia thẩm quyền.
- Văn bản đồng ý của công ty mẹ hoặc chủ sở hữu, nếu công ty con là chủ đầu tư còn công ty mẹ giữ quyền phê duyệt theo quy chế tập đoàn.
Bộ giấy này nên đóng cùng quyết định đầu tư trong sổ pháp lý dự án. Thiếu nó, quyết định đầu tư vẫn có chữ ký nhưng rất khó chứng minh là hợp lệ khi bị chất vấn.
Dự án liên doanh, hợp đồng hợp tác: ai là người quyết định
Khi hai doanh nghiệp cùng góp vốn lập một công ty dự án, người quyết định đầu tư là cơ quan quản trị của chính công ty dự án đó, theo điều lệ mà hai bên đã thống nhất. Điều lệ liên doanh thường dành những quyết định lớn (phê duyệt dự án, tăng tổng mức đầu tư, đổi quy mô) cho một tỷ lệ biểu quyết cao để bên nhỏ có quyền phủ quyết. Đọc kỹ phần này trước khi ký điều lệ, vì về sau nó quyết định dự án có điều chỉnh được hay không.
Với hợp đồng hợp tác kinh doanh mà không lập pháp nhân mới, hợp đồng phải chỉ ra bên nào đứng tên chủ đầu tư, bên nào phê duyệt dự án, và cơ chế ban điều phối thông qua các quyết định lớn. Thiếu điều khoản này, khi hai bên bất đồng về quy mô hay chi phí, không có cách nào ra một quyết định đầu tư hợp lệ.
Tranh chấp giữa các bên góp vốn về quyền quyết định dự án là loại việc có giá trị lớn và kéo dài. Khi dấu hiệu bất đồng đã rõ, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư doanh nghiệp quen việc để rà lại điều lệ, hợp đồng trước khi một bên tự ký.
Khi người quyết định đầu tư cũng là chủ đầu tư
Ở doanh nghiệp nhỏ, cùng một người vừa là chủ sở hữu, vừa là giám đốc, vừa ký quyết định đầu tư, vừa ký hợp đồng thi công. Pháp luật cho phép điều này với vốn tư nhân, nhưng nó làm mất lớp kiểm soát tự nhiên giữa người duyệt và người làm. Hai cách bù lại thường dùng: thuê đơn vị thẩm tra độc lập cho báo cáo nghiên cứu khả thi (kể cả khi không thuộc diện cơ quan nhà nước thẩm định), và tách người quản lý chi phí khỏi người chọn nhà thầu.
Nếu dự án dùng vốn vay, ngân hàng cũng đóng vai kiểm soát: họ thẩm định độc lập và có thể ràng buộc giải ngân theo tiến độ. Đọc kỹ các điều kiện này vì chúng thường chặt hơn quyết định đầu tư bạn tự ký; quyết định đầu tư ghi một kiểu, hợp đồng tín dụng ghi kiểu khác là nguồn rắc rối khi dự án cần điều chỉnh.
Với dự án gia đình góp vốn, hãy có biên bản các thành viên đồng ý dự án, dù luật không bắt buộc. Nhiều tranh chấp tài sản về sau bắt đầu từ chỗ không ai nhớ ai đã đồng ý điều gì.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Dùng điều lệ mẫu không đọc lại. Điều lệ tải về hoặc do dịch vụ soạn sẵn có thể chứa ngưỡng thẩm quyền không hợp với quy mô thật của công ty. Rà lại trước dự án lớn đầu tiên.
Ký trước, họp sau. Giám đốc ký quyết định đầu tư để kịp nộp hồ sơ, hẹn họp hội đồng sau. Nếu hội đồng không thông qua, văn bản đã nộp thành vô căn cứ.
Không ghi căn cứ nội bộ trong quyết định. Phần căn cứ chỉ dẫn luật mà không dẫn nghị quyết, khiến người đọc không biết quyết định này dựa trên ý chí của ai.
Đổi người đại diện mà không cập nhật. Người ký cũ đã thôi chức, người mới tiếp tục điều chỉnh dự án mà không có văn bản giao quyền. Mỗi lần thay người đại diện, lập danh sách việc dự án đang dở để chuyển giao.
Câu hỏi thường gặp
Tổng giám đốc công ty cổ phần có được tự ký quyết định đầu tư không?
Chỉ khi điều lệ hoặc nghị quyết hội đồng quản trị giao quyền đó trong phạm vi giá trị nhất định. Mặc định theo Luật Doanh nghiệp, quyết định dự án đầu tư thuộc hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông tuỳ giá trị. Tổng giám đốc có thể ký văn bản theo uỷ quyền, nhưng phải dựa trên nghị quyết.
Công ty con có cần công ty mẹ phê duyệt dự án không?
Về luật, công ty con là pháp nhân độc lập, quyền quyết định thuộc cơ quan quản trị của công ty con. Nhưng nếu công ty mẹ là chủ sở hữu duy nhất hoặc nắm quyền chi phối, điều lệ và quy chế tập đoàn thường yêu cầu công ty mẹ chấp thuận trước. Đọc cả hai lớp văn bản này.
Nghị quyết thông qua dự án bằng hình thức lấy ý kiến văn bản có được không?
Được, nếu luật và điều lệ cho phép thông qua vấn đề đó bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Cần lưu đủ phiếu lấy ý kiến, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết. Một số vấn đề quan trọng có thể bị điều lệ yêu cầu phải họp trực tiếp hoặc trực tuyến.
Ngân hàng có quyền yêu cầu xem nghị quyết nội bộ không?
Ngân hàng không có quyền ép buộc theo nghĩa hành chính, nhưng họ có quyền từ chối cho vay nếu không chứng minh được dự án được phê duyệt đúng thẩm quyền. Thực tế gần như mọi hồ sơ vay dự án đều có yêu cầu này, nên chuẩn bị sẵn sẽ đỡ mất thời gian.
Quyết định đầu tư ký sai thẩm quyền có sửa được không?
Thường có thể khắc phục bằng cách để cơ quan có thẩm quyền thông qua lại hoặc phê chuẩn, nếu dự án chưa gây thiệt hại và các bên liên quan không phản đối. Khi đã có tranh chấp, việc phê chuẩn lại phức tạp hơn và nên có người làm nghề luật xem trước.
Dự án của cá nhân có phải lập nghị quyết hay biên bản gì không?
Không có yêu cầu nghị quyết vì cá nhân tự quyết. Tuy vậy, nên có văn bản phê duyệt dự án do chính cá nhân ký, ghi rõ thông số, để làm căn cứ khi xin giấy phép, vay vốn và hạch toán. Nếu dùng tài sản chung của vợ chồng hay hộ gia đình, nên có thêm văn bản đồng ý.