Đơn vị lập quy hoạch chi tiết phải đáp ứng điều kiện năng lực theo pháp luật về quy hoạch và xây dựng, trong đó người chủ trì đồ án và các bộ môn chính cần có chứng chỉ hành nghề phù hợp; với dự án đầu tư, chi phí lập quy hoạch do nhà đầu tư chi trả và được tính vào chi phí dự án. Điều kiện năng lực cụ thể và định mức chi phí theo văn bản hiện hành của Bộ Xây dựng.
Chọn tư vấn quy hoạch khác với chọn đơn vị thiết kế nhà. Ngoài bản vẽ, bạn đang thuê người đi cùng mình qua nhiều vòng làm việc với cơ quan nhà nước và cộng đồng. Bài này đi qua cách chọn, cách hiểu chi phí theo yếu tố cấu thành, và những điều khoản hợp đồng nên có. Bài không nêu giá dịch vụ của bất kỳ đơn vị nào.
Kiểm năng lực trước khi ký
Một số điểm kiểm có thể làm ngay từ hồ sơ năng lực của tư vấn:
- Tổ chức có đủ điều kiện năng lực hoạt động lập quy hoạch theo quy định hiện hành; năng lực đã được đăng tải công khai trên hệ thống thông tin của cơ quan quản lý xây dựng nếu quy định yêu cầu.
- Người dự kiến làm chủ nhiệm đồ án có chứng chỉ hành nghề phù hợp lĩnh vực quy hoạch, còn hiệu lực.
- Các bộ môn chính như giao thông, cấp thoát nước, cấp điện, môi trường có người chủ trì có chứng chỉ phù hợp, không chỉ ghi tên cho đủ.
- Đã làm đồ án tương tự về loại hình và quy mô, tốt nhất là đã được phê duyệt.
- Có kinh nghiệm làm thủ tục ở chính tỉnh nơi có dự án, hoặc ít nhất ở tỉnh có cách làm tương tự.
- Có khả năng khảo sát địa hình, hiện trạng, hoặc có đối tác khảo sát đáng tin.
Hãy yêu cầu xem quyết định phê duyệt của một vài đồ án họ đã làm, không chỉ xem phối cảnh đẹp. Một tư vấn có nhiều đồ án được duyệt thật hiểu cách viết hồ sơ để qua thẩm định.
Chi phí lập quy hoạch: ai chịu và gồm những gì
Với dự án đầu tư của tư nhân, nhà đầu tư là bên tổ chức lập quy hoạch chi tiết và chi trả toàn bộ chi phí liên quan. Chi phí này là một phần chi phí đầu tư của dự án. Với quy hoạch do nhà nước tổ chức lập bằng ngân sách, cách tính và quy trình khác, không bàn ở đây.
Bộ Xây dựng ban hành định mức chi phí cho công tác quy hoạch, làm căn cứ lập dự toán. Định mức thường tính theo quy mô diện tích, loại quy hoạch và có hệ số điều chỉnh cho điều kiện đặc thù. Với dự án tư nhân, định mức là tham chiếu để hai bên thương lượng, không phải giá bắt buộc; nhưng nếu báo giá quá thấp so với định mức, hãy hỏi phần nào bị cắt.
Các khoản cấu thành thường gặp gồm: lập nhiệm vụ (với đồ án đầy đủ), lập đồ án, khảo sát địa hình và địa chất, đánh giá môi trường trong đồ án, tổ chức lấy ý kiến, in ấn trưng bày, làm mô hình nếu cần, quản lý nghiệp vụ, cắm mốc sau phê duyệt. Lệ phí, phí thẩm định của nhà nước (nếu có) là khoản riêng, theo quy định hiện hành.
Đọc báo giá: khoản nào hay bị bỏ ngoài
Hai báo giá chênh nhau nhiều thường vì phạm vi khác nhau chứ không phải vì một bên rẻ hơn thật:
| Khoản | Hay bị bỏ ngoài vì | Nên hỏi |
|---|---|---|
| Khảo sát địa hình | Tư vấn giả định chủ đầu tư đã có bản đồ | Bản đồ nền có sẵn đủ tỷ lệ và còn đúng hiện trạng không |
| Khảo sát địa chất sơ bộ | Cho là việc của giai đoạn thiết kế | Khu đất có nền yếu, đồi dốc thì quy hoạch cần dữ liệu sớm |
| Tổ chức lấy ý kiến | Coi là việc của chủ đầu tư | Ai chuẩn bị tài liệu, ai trình bày, ai lập bảng giải trình |
| Số vòng chỉnh sửa | Chỉ tính một vòng | Bao nhiêu vòng theo ý kiến thẩm định là trong phạm vi |
| Điều chỉnh nhiệm vụ | Không lường trước | Nếu nhiệm vụ phải điều chỉnh giữa chừng thì tính thế nào |
| Cắm mốc, bàn giao tệp số | Coi là việc sau hợp đồng | Có bàn giao tệp gốc bản vẽ và số liệu không |
Bảng này giúp bạn so hai báo giá trên cùng một phạm vi. Sau khi quy về cùng phạm vi, chênh lệch còn lại mới phản ánh năng lực và cách làm.
Những điều khoản hợp đồng nên có
Phạm vi và sản phẩm. Liệt kê cụ thể từng hồ sơ, bản vẽ, số bộ, định dạng tệp số. Ghi rõ sản phẩm phải đáp ứng nhiệm vụ đã duyệt và quy định hiện hành tại thời điểm nộp.
Chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định. Chỉnh sửa do hồ sơ chưa đạt yêu cầu pháp lý, kỹ thuật thuộc trách nhiệm tư vấn, không tính thêm. Chỉnh sửa do chủ đầu tư đổi ý là phát sinh, tính theo thoả thuận.
Tiến độ gắn với việc của tư vấn. Không nên ghi tư vấn "cam kết có quyết định phê duyệt trước ngày nào", vì đó là việc của cơ quan nhà nước. Hợp lý hơn là cam kết thời gian hoàn thành từng sản phẩm và thời gian sửa sau mỗi văn bản yêu cầu bổ sung.
Thanh toán theo mốc. Gắn với mốc kiểm chứng được: nộp hồ sơ, hoàn thiện theo ý kiến thẩm định, có quyết định phê duyệt, bàn giao hồ sơ cuối. Giữ lại một phần đến khi bàn giao đủ.
Quyền sử dụng hồ sơ. Chủ đầu tư có quyền sử dụng hồ sơ, tệp gốc cho dự án, kể cả khi đổi tư vấn ở giai đoạn sau.
Nhân sự chủ chốt. Chủ nhiệm đồ án ghi tên trong hợp đồng; thay người phải có sự đồng ý của chủ đầu tư.
Dấu hiệu nên dè chừng khi chọn tư vấn
Hứa "lo trọn" cả phần phê duyệt. Tư vấn chuyên nghiệp hứa chất lượng hồ sơ và thời gian sửa, không hứa thay cơ quan nhà nước. Lời hứa kiểu "có quan hệ, duyệt nhanh" là tín hiệu rủi ro, có thể kéo bạn vào chuyện vượt khỏi khuôn khổ pháp luật.
Đề xuất chỉ tiêu vượt quy hoạch cấp trên mà không nói rủi ro. Đồ án có mật độ, tầng cao đẹp trên giấy nhưng không có căn cứ sẽ bị trả, và thời gian mất là của bạn.
Không hỏi gì về hiện trạng. Tư vấn báo giá ngay mà không hỏi về bản đồ nền, khảo sát, giấy tờ đất, hạ tầng xung quanh thường đang tính một phạm vi rất hẹp, sẽ phát sinh về sau.
Hồ sơ năng lực chỉ có phối cảnh. Nhiều hình ảnh đẹp nhưng không có quyết định phê duyệt đồ án nào. Phối cảnh là kỹ năng diễn hoạ, không chứng minh được khả năng làm hồ sơ qua thẩm định.
Chủ nhiệm đồ án mỗi lần gặp một người. Nếu người dự họp liên tục thay đổi, rất có thể người đứng tên chủ nhiệm không thực sự làm. Hỏi thẳng và ghi tên vào hợp đồng.
Không hỏi lại gì về mục tiêu kinh doanh. Một tư vấn tốt muốn biết bạn định khai thác dự án thế nào, giai đoạn nào làm trước, vì điều đó quyết định bố cục. Người chỉ hỏi diện tích và hạn nộp thường sẽ vẽ một đồ án chung chung.
Khi quan hệ với tư vấn trục trặc
Trục trặc hay gặp nhất là hồ sơ bị trả nhiều lần và hai bên đổ lỗi qua lại: tư vấn nói chủ đầu tư đổi ý, chủ đầu tư nói tư vấn làm sai. Biên bản làm việc, email xác nhận yêu cầu, bảng đối chiếu từng ý kiến thẩm định là chứng cứ quan trọng nhất để phân định. Hãy giữ chúng từ ngày đầu, kể cả khi quan hệ đang tốt.
Nếu buộc phải đổi tư vấn giữa chừng, đảm bảo nhận đủ tệp gốc, số liệu khảo sát, văn bản đã làm việc với cơ quan nhà nước. Thông báo cho cơ quan thẩm định về việc thay đổi đơn vị lập quy hoạch nếu hồ sơ đang trong quá trình xem xét, vì tên đơn vị tư vấn có trên hồ sơ.
Tranh chấp hợp đồng tư vấn là tranh chấp dân sự, thương mại, thường giải quyết qua thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án tuỳ thoả thuận. Khi giá trị lớn hoặc có dấu hiệu khó thương lượng, nên có luật sư đọc hợp đồng; bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết vị thế của mình trước khi gửi văn bản chính thức cho đối tác.
Vai trò của chủ đầu tư trong suốt quá trình
Thuê tư vấn giỏi không có nghĩa là giao hết. Chủ đầu tư cần có một đầu mối hiểu dự án, tham gia các buổi làm việc với cơ quan nhà nước, quyết định nhanh khi tư vấn hỏi. Phần lớn chậm trễ đến từ việc tư vấn chờ chủ đầu tư chốt phương án, không phải từ việc vẽ.
Ví dụ giả định: một dự án khu dịch vụ ở Tây Ninh mất gần hai tháng chỉ vì chủ đầu tư phân vân giữa hai phương án bố trí bãi đỗ xe, trong khi văn bản yêu cầu bổ sung có thời hạn. Khi cuối cùng quyết định, phần lớn thời gian còn lại dành cho việc sửa vội, dẫn đến lỗi mới.
Chủ đầu tư cũng là người duy nhất có thể cung cấp những thông tin mà tư vấn không tự có: kế hoạch kinh doanh, dự kiến số người sử dụng, mong muốn về giai đoạn đầu tư. Cung cấp sớm và rõ giúp đồ án sát thực tế, ít phải điều chỉnh về sau.
Một thói quen đơn giản giúp ích nhiều: sau mỗi buổi làm việc với tư vấn hay với cơ quan nhà nước, gửi một email ngắn tóm tắt những gì đã thống nhất, ai làm gì, đến khi nào. Vài dòng như vậy tránh được phần lớn hiểu lầm, và nếu có tranh chấp thì đây là chứng cứ rõ ràng nhất về việc ai đã yêu cầu gì.
Câu hỏi thường gặp
Tư vấn lập quy hoạch chi tiết cần chứng chỉ gì?
Tổ chức phải đáp ứng điều kiện năng lực theo quy định hiện hành; chủ nhiệm đồ án và chủ trì các bộ môn chính cần chứng chỉ hành nghề phù hợp lĩnh vực. Bạn đối chiếu quy định của Bộ Xây dựng và tra thông tin năng lực đã công khai.
Chi phí lập quy hoạch chi tiết tính theo gì?
Thường tham chiếu định mức chi phí quy hoạch do Bộ Xây dựng ban hành, tính theo quy mô, loại quy hoạch, có hệ số điều chỉnh. Với dự án tư nhân, đây là tham chiếu để thương lượng, cộng thêm các khoản khảo sát, lấy ý kiến nếu nằm ngoài định mức.
Có nên ký hợp đồng trọn gói từ nhiệm vụ đến phê duyệt đồ án không?
Được, nếu hợp đồng xử lý rõ trường hợp nhiệm vụ được duyệt khác dự thảo, số vòng chỉnh sửa, và phát sinh do chủ đầu tư đổi ý. Trọn gói mà không có các điều khoản này dễ tranh chấp.
Tư vấn có được cam kết thời điểm có quyết định phê duyệt không?
Tư vấn không quyết định được thời điểm cơ quan nhà nước ban hành quyết định. Cam kết hợp lý là thời gian hoàn thành sản phẩm và thời gian chỉnh sửa sau mỗi ý kiến thẩm định.
Đổi tư vấn giữa chừng có phải làm lại hồ sơ không?
Không nhất thiết, nếu bạn nhận đủ tệp gốc và quyền sử dụng hồ sơ. Đơn vị mới sẽ rà lại, có thể phải chịu trách nhiệm phần mình ký. Thông báo cho cơ quan thẩm định nếu hồ sơ đang được xem xét.
Phí thẩm định quy hoạch có nằm trong giá tư vấn không?
Thường không. Phí, lệ phí của nhà nước (nếu có) là khoản riêng chủ đầu tư nộp theo quy định hiện hành. Nên ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu nhầm.