Từ ngày 1/7/2025, chính quyền địa phương chỉ còn cấp tỉnh và cấp xã; dự án đầu tư công do huyện cũ quản lý được tỉnh phân giao cho xã mới hoặc cho cơ quan, ban quản lý dự án cấp tỉnh tiếp nhận, còn xã mới trực tiếp quyết và làm chủ đầu tư những dự án dùng vốn ngân sách xã theo phân cấp. Cách phân giao cụ thể khác nhau giữa các tỉnh, nên mỗi dự án cần một văn bản xác định rõ đơn vị tiếp nhận.
Đây là giai đoạn chuyển tiếp nhiều việc dở dang: hợp đồng ký với huyện cũ, hồ sơ nằm ở kho lưu trữ cũ, cán bộ quản lý dự án đổi chỗ làm. Bài này dành cho cán bộ xã mới nhận việc đầu tư công và cho nhà thầu, tư vấn đang có hợp đồng dở dang. Nội dung viết ở mức nguyên lý; quyết định phân giao của tỉnh bạn là căn cứ cuối cùng.
Trước đây và bây giờ: việc đầu tư công ở cơ sở thay đổi ra sao
Trước đây, cấp huyện là đầu mối chính của đầu tư công ở cơ sở: Uỷ ban nhân dân huyện cũ quyết định đầu tư nhiều dự án nhóm C, ban quản lý dự án cấp huyện làm chủ đầu tư phần lớn công trình giao thông nông thôn, trường học, trạm y tế, còn xã chủ yếu làm các công trình rất nhỏ hoặc tham gia giám sát. Sau khi không còn cấp huyện, khối việc đó phải chia lại.
Hướng chung là việc gần dân, quy mô nhỏ giao cho xã mới; việc cần năng lực chuyên môn cao hoặc liên quan nhiều xã đưa lên tỉnh, thường thông qua các ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc ban quản lý dự án khu vực của tỉnh. Xã mới có quy mô dân số, diện tích lớn hơn xã cũ nhiều lần, nhưng bộ máy chuyên môn về xây dựng, tài chính có khi còn mỏng.
Điều này tạo ra hai rủi ro song song. Một là dự án dở dang bị khựng lại vì đơn vị tiếp nhận chưa nắm hồ sơ. Hai là xã mới nhận nhiều dự án mới trong kế hoạch 2026–2030 trong khi chưa quen quy trình. Biết hai rủi ro này giúp mỗi bên chủ động hơn.
Ai làm gì với dự án cấp cơ sở sau sắp xếp (nguyên lý)
Bảng dưới là hướng phân công phổ biến; tỉnh có quyền phân cấp, uỷ quyền cụ thể, nên bạn cần đối chiếu nghị quyết, quyết định của tỉnh mình.
| Loại việc | Thường do ai đảm nhận | Điều cần kiểm |
|---|---|---|
| Quyết định chủ trương dự án dùng vốn ngân sách xã | Hội đồng nhân dân xã theo phân cấp | Mức phân cấp, dự án nào được giao Uỷ ban nhân dân xã quyết |
| Quyết định đầu tư dự án dùng vốn ngân sách xã | Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã theo phân cấp | Xã có đủ bộ phận thẩm định không, hay phải nhờ sở chuyên ngành |
| Chủ đầu tư dự án nhỏ ở xã | Uỷ ban nhân dân xã hoặc ban quản lý dự án do xã giao | Năng lực quản lý dự án của người được giao |
| Dự án lớn, kỹ thuật phức tạp, liên xã | Ban quản lý dự án của tỉnh | Văn bản giao chủ đầu tư của tỉnh |
| Dự án dở dang của huyện cũ | Đơn vị tiếp nhận theo quyết định của tỉnh | Biên bản bàn giao hồ sơ, vốn, công nợ, hợp đồng |
| Thẩm định nguồn vốn cấp xã | Phòng chuyên môn phụ trách kinh tế, tài chính của xã theo phân công | Dư địa ngân sách xã trong kế hoạch trung hạn |
Khi không rõ dự án của bạn thuộc ô nào, câu hỏi nên gửi là "đơn vị nào được giao tiếp nhận dự án này theo quyết định số mấy của tỉnh". Có số quyết định trong tay, mọi thủ tục sau đó mới có điểm tựa.
Dự án dở dang của huyện cũ: những việc phải chốt khi bàn giao
Danh mục dự án và tình trạng từng dự án. Dự án đang chuẩn bị, đang thi công, đã xong chưa quyết toán. Mỗi tình trạng có hồ sơ cần bàn giao khác nhau.
Hồ sơ pháp lý gốc. Quyết định chủ trương, quyết định đầu tư, các quyết định điều chỉnh, kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng và phụ lục. Thiếu bản gốc thì đơn vị tiếp nhận rất khó tiếp tục thanh toán.
Vốn đã giao, đã giải ngân, còn lại. Đối chiếu với kho bạc để biết dự án còn bao nhiêu vốn năm chưa giải ngân và vốn đó được chuyển sang cấp nào quản lý.
Công nợ với nhà thầu. Khối lượng đã nghiệm thu chưa thanh toán, tạm ứng chưa thu hồi, tiền bảo hành đang giữ. Đây là phần nhà thầu quan tâm nhất và cũng dễ thất lạc nhất.
Nghĩa vụ đang dang dở. Bồi thường giải phóng mặt bằng chưa xong, khiếu nại đang giải quyết, kết luận thanh tra, kiểm toán chưa thực hiện. Những việc này đi theo dự án, không mất đi khi đổi chủ đầu tư.
Nhà thầu có hợp đồng với huyện cũ nên làm gì
Nếu bạn là nhà thầu, tư vấn có hợp đồng ký với chủ đầu tư thuộc huyện cũ, trình tự dưới đây giúp bạn nối lại quan hệ hợp đồng với đơn vị mới mà không mất quyền lợi.
- Gửi văn bản hỏi đơn vị được giao tiếp nhận dự án, đề nghị cho biết quyết định phân giao.
- Tập hợp bản sao toàn bộ hồ sơ hợp đồng phía mình: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, bảo lãnh.
- Lập bảng đối chiếu công nợ đến thời điểm bàn giao, đề nghị đơn vị tiếp nhận xác nhận.
- Ký phụ lục hoặc văn bản xác nhận việc kế thừa quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư theo hợp đồng.
- Kiểm tra bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng còn hiệu lực và có cần sửa tên bên thụ hưởng không.
- Thống nhất tiến độ phần việc còn lại khớp với kế hoạch vốn của cấp tiếp nhận.
Giữ mọi trao đổi bằng văn bản. Trong giai đoạn chuyển tiếp, người bạn làm việc hôm nay có thể không còn phụ trách vào tháng sau; văn bản là thứ duy nhất đi theo dự án.
Xã mới làm chủ đầu tư: những điểm cán bộ xã nên chuẩn bị
Với cán bộ xã, việc làm chủ đầu tư đòi hỏi những kỹ năng mà trước đây huyện đảm nhận: tổ chức lựa chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán qua kho bạc, quyết toán. Xã có thể giao ban quản lý dự án hoặc thuê tư vấn quản lý dự án, nhưng trách nhiệm của chủ đầu tư không vì thế mà chuyển đi.
Một việc nên làm sớm là lập danh mục dự án của xã trong kế hoạch trung hạn kèm tình trạng thủ tục từng dự án, rồi đối chiếu với năng lực bộ máy. Dự án nào vượt khả năng, nên đề nghị tỉnh giao ban quản lý dự án cấp tỉnh làm chủ đầu tư hoặc hỗ trợ. Nhận quá nhiều việc rồi để chậm là kịch bản tệ cho cả xã và nhà thầu.
Công khai thông tin dự án cũng là trách nhiệm của xã. Người dân ở xã mới có thể ở rất xa trụ sở, nên việc niêm yết, đưa danh mục dự án và kế hoạch vốn lên trang thông tin của xã giúp giảm thắc mắc, đơn thư không cần thiết.
Cuối cùng là chuyện phối hợp với các sở. Xã làm chủ đầu tư vẫn cần ý kiến của Sở Xây dựng về thiết kế, của Sở Nông nghiệp và Môi trường về đất đai, môi trường, của Sở Tài chính về vốn. Một đầu mối ở xã nắm danh sách cán bộ phụ trách ở từng sở giúp hồ sơ đi nhanh hơn nhiều so với việc mỗi dự án tự dò đường.
Ví dụ giả định: một con đường liên xã làm dở
Một con đường bê tông nối ba xã cũ được huyện cũ phê duyệt đầu tư năm 2024, giao ban quản lý dự án huyện làm chủ đầu tư, nhà thầu đã thi công được khoảng hai phần ba. Sau sắp xếp, ba xã cũ nhập vào hai xã mới khác nhau, con đường nằm vắt qua ranh giới của hai xã mới. Tỉnh quyết định giao ban quản lý dự án khu vực của tỉnh tiếp nhận vì dự án liên xã.
Nhà thầu lúc này cần ba thứ: văn bản giao tiếp nhận của tỉnh, xác nhận công nợ đến thời điểm bàn giao, và kế hoạch vốn năm của cấp tỉnh có ghi dự án. Thiếu một trong ba, các đợt thanh toán tiếp theo sẽ bị kho bạc trả hồ sơ vì không khớp chủ đầu tư hoặc không có mã dự án trong kế hoạch.
Phía hai xã mới cũng có việc: phối hợp giải quyết phần mặt bằng còn vướng của các hộ dân, tiếp nhận ý kiến người dân về chất lượng đoạn đã làm, và chuẩn bị tiếp nhận quản lý, duy tu sau khi công trình bàn giao. Ví dụ cho thấy một dự án nhỏ cũng có thể cần ba đơn vị cùng xử lý, và mỗi đơn vị cần biết rõ phần của mình.
Hồ sơ lưu trữ và thông tin dự án sau sáp nhập
Hồ sơ dự án của huyện cũ có thể nằm ở nhiều nơi: kho lưu trữ của huyện cũ được chuyển về tỉnh, bộ phận một cửa cũ, máy tính của cán bộ đã chuyển công tác. Đơn vị tiếp nhận nên lập danh mục hồ sơ đã nhận và hồ sơ còn thiếu ngay khi bàn giao, có chữ ký của bên giao, để sau này không ai phải đi tìm trong im lặng.
Với dự án đã xong mà chưa quyết toán, việc thiếu hồ sơ gốc là trở ngại lớn nhất. Nhà thầu và tư vấn giữ bộ hồ sơ của mình đầy đủ là đang giúp chính mình; nhiều trường hợp đơn vị tiếp nhận phải mượn bản của nhà thầu để dựng lại hồ sơ quyết toán.
Về thông tin cho người dân, danh mục dự án và kế hoạch vốn sau sắp xếp vẫn thuộc diện công khai. Nếu xã mới chưa cập nhật, người dân có quyền hỏi và đề nghị công khai theo quy định về tiếp cận thông tin; câu hỏi cụ thể, nêu tên dự án và địa điểm, thường được trả lời nhanh hơn câu hỏi chung chung.
Câu hỏi thường gặp
Dự án do huyện cũ làm chủ đầu tư bây giờ ai chịu trách nhiệm?
Đơn vị được tỉnh giao tiếp nhận dự án kế thừa quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư, thường là Uỷ ban nhân dân xã mới hoặc một ban quản lý dự án của tỉnh. Quyết định phân giao của tỉnh là căn cứ để xác định chính xác đơn vị nào.
Hợp đồng ký với ban quản lý dự án huyện cũ có còn hiệu lực không?
Về nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng được đơn vị tiếp nhận kế thừa, hợp đồng không tự chấm dứt chỉ vì đổi chủ đầu tư. Hai bên nên ký văn bản xác nhận kế thừa hoặc phụ lục để thuận tiện cho việc thanh toán qua kho bạc.
Xã có được tự quyết định đầu tư dự án không?
Có với dự án dùng vốn ngân sách xã trong phạm vi phân cấp. Hội đồng nhân dân xã quyết chủ trương, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã quyết định đầu tư theo phân cấp. Dự án vượt mức phân cấp hoặc dùng vốn cấp trên thì do cấp tỉnh quyết.
Nhà thầu chưa được thanh toán phần đã nghiệm thu trước khi sáp nhập thì đòi ai?
Nhà thầu đề nghị đơn vị tiếp nhận dự án xác nhận công nợ và bố trí thanh toán. Nên gửi kèm biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán đã lập và bảng đối chiếu. Nếu không xác định được đơn vị tiếp nhận, có thể gửi văn bản đến Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc Sở Tài chính để được hướng dẫn.
Xã mới thiếu cán bộ chuyên môn xây dựng thì quản lý dự án thế nào?
Xã có thể giao ban quản lý dự án, thuê tư vấn quản lý dự án, hoặc đề nghị tỉnh giao ban quản lý dự án cấp tỉnh làm chủ đầu tư những dự án phức tạp. Lựa chọn phụ thuộc quy mô dự án và quy định phân cấp của tỉnh.
Người dân hỏi về dự án ở xã cũ đã sáp nhập thì hỏi ở đâu?
Bạn hỏi tại Uỷ ban nhân dân xã mới, nơi đã tiếp nhận địa bàn của xã cũ. Nếu dự án trước đây do huyện cũ làm chủ đầu tư và nay giao cho tỉnh, xã có trách nhiệm hướng dẫn bạn đến đơn vị đang quản lý dự án.