Khi hội đồng kết luận "thông qua với điều kiện chỉnh sửa, bổ sung", chủ dự án phải hoàn thiện báo cáo ĐTM theo đúng các yêu cầu trong văn bản thông báo kết quả thẩm định, kèm văn bản giải trình từng ý, rồi gửi lại cơ quan thẩm định. Chỉ khi bản chỉnh sửa đạt yêu cầu, cơ quan thẩm định mới trình người có thẩm quyền ký quyết định phê duyệt kết quả thẩm định.
Đây là chặng mà nhiều dự án mất thời gian nhất một cách không cần thiết: chỉnh sửa thiếu ý, giải trình chung chung, sửa chỗ này làm vênh chỗ khác, gửi đi gửi lại nhiều lần. Bài này đưa cách làm có hệ thống, từ đọc yêu cầu đến đóng gói hồ sơ trình duyệt.
Đọc đúng văn bản thông báo kết quả thẩm định
Căn cứ để chỉnh sửa là văn bản thông báo kết quả thẩm định của cơ quan thẩm định, không phải ghi chép riêng của bạn tại phiên họp. Văn bản này thường tổng hợp các yêu cầu từ kết luận hội đồng, nhận xét của uỷ viên phản biện, ý kiến cơ quan liên quan và kết quả khảo sát nếu có. Đôi khi có ý được nêu tại phiên họp nhưng không đưa vào văn bản, hoặc ngược lại.
Việc đầu tiên là tách văn bản thành danh sách yêu cầu đánh số, mỗi yêu cầu một dòng. Một câu dài trong văn bản có thể chứa hai, ba yêu cầu khác nhau, chẳng hạn "làm rõ phương án thu gom, xử lý nước mưa chảy tràn và bổ sung tính toán dung tích hồ sự cố". Tách ra thì không bỏ sót.
Tiếp đó, phân loại từng yêu cầu: sửa câu chữ hoặc số liệu đã có; bổ sung tính toán, phân tích; bổ sung khảo sát, lấy mẫu, tham vấn; thay đổi thiết kế hoặc phương án của dự án. Loại cuối cùng là loại cần chủ dự án quyết, và thường kéo theo việc cập nhật báo cáo khả thi. Phân loại xong, bạn ước được ngay thời gian chỉnh sửa thực tế.
Mẫu bảng tiếp thu, giải trình nên dùng
Văn bản giải trình thuyết phục nhất là một bảng đối chiếu từng yêu cầu. Bố cục nên có:
| Cột | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Số thứ tự | Đánh số theo danh sách yêu cầu đã tách | Giữ thứ tự như trong văn bản thông báo |
| Yêu cầu | Trích nguyên văn hoặc tóm tắt chính xác yêu cầu | Không diễn giải lại theo hướng có lợi |
| Nội dung tiếp thu | Đã sửa gì, bổ sung gì; tóm tắt kết quả | Ghi cụ thể: thêm bảng tính, thêm sơ đồ, đổi số liệu |
| Vị trí trong báo cáo | Chương, mục, trang, phụ lục | Cập nhật số trang sau khi dàn trang lần cuối |
| Giải trình (nếu không tiếp thu) | Lý do, căn cứ | Lịch sự, có số liệu hoặc văn bản kèm |
Cột "vị trí trong báo cáo" là thứ giúp cán bộ thẩm định đọc nhanh nhất. Họ không phải tìm lại từng chỗ sửa trong một báo cáo vài trăm trang; bạn đỡ được một vòng hỏi lại chỉ vì người đọc không thấy phần đã bổ sung.
Khi nào được giải trình thay vì tiếp thu
Yêu cầu dựa trên hiểu nhầm thông tin dự án. Ví dụ thành viên hội đồng nghĩ dự án dùng lò đốt than trong khi thiết kế là lò hơi điện. Giải trình kèm trích dẫn trang báo cáo khả thi và báo cáo ĐTM có thông tin đúng.
Yêu cầu thuộc phạm vi thủ tục khác. Ví dụ yêu cầu chi tiết về kết cấu nhà xưởng hay phương án phòng cháy thuộc thẩm định thiết kế. Có thể giải trình rằng nội dung này sẽ được thể hiện ở thủ tục tương ứng, đồng thời ghi rõ những gì liên quan đến môi trường đã có trong báo cáo.
Yêu cầu không khả thi về kỹ thuật hoặc không tương xứng. Ví dụ đề nghị lắp thiết bị quan trắc tự động liên tục cho nguồn thải có quy mô không thuộc diện bắt buộc. Giải trình bằng quy định hiện hành và đề xuất phương án thay thế hợp lý.
Hai ý kiến trong hội đồng mâu thuẫn nhau. Nêu rõ cả hai ý, phương án bạn chọn và lý do; để cơ quan thẩm định quyết định cuối cùng.
Không tiếp thu một ý: viết sao cho không bị trả lại
Giải trình không tiếp thu là quyền của chủ dự án, nhưng phải có căn cứ. Một dòng "Chủ dự án xin không tiếp thu vì không cần thiết" gần như chắc chắn bị hỏi lại. Một giải trình tốt có ba phần: thừa nhận mối quan tâm của hội đồng; nêu căn cứ cho thấy mối quan tâm đó đã được đáp ứng bằng cách khác hoặc không áp dụng; và đề xuất cam kết bổ sung nếu phù hợp.
Ví dụ giả định: hội đồng đề nghị chuyển điểm xả nước thải từ kênh A sang sông B vì cho rằng kênh A không đủ khả năng tiếp nhận. Chủ dự án có kết quả đánh giá khả năng tiếp nhận của kênh A cho thấy vẫn còn dư địa ở mức xả dự kiến, đồng thời đường ống ra sông B phải đi qua khu dân cư. Giải trình nên trình bày kết quả đánh giá, phân tích tác động thi công đường ống, và đề xuất nâng mức xử lý cùng quan trắc tại điểm xả. Cơ quan thẩm định có thể đồng ý hoặc không, nhưng ít nhất họ có đủ căn cứ để quyết.
Tỷ lệ giải trình không tiếp thu cao trong một bản chỉnh sửa là tín hiệu xấu. Nếu thấy mình đang không tiếp thu phần lớn yêu cầu, hãy dừng lại xem dự án có vấn đề căn bản mà hội đồng đã thấy hay không.
Quy trình hoàn thiện và nộp lại
Một quy trình làm việc giúp đi một lần là xong:
- Tách và phân loại yêu cầu; họp nội bộ giữa chủ dự án, đơn vị tư vấn ĐTM và đơn vị thiết kế để phân công.
- Với yêu cầu đổi thiết kế hoặc phương án, chủ dự án quyết bằng văn bản; cập nhật báo cáo khả thi nếu thay đổi đáng kể.
- Chỉnh báo cáo ĐTM theo từng yêu cầu; dùng chế độ theo dõi thay đổi để rà lại.
- Rà lại toàn bộ số liệu liên quan: sửa lưu lượng nước thải ở chương ba thì phải sửa cả công suất trạm xử lý ở chương bốn và chương trình quan trắc ở chương năm.
- Lập bảng tiếp thu, giải trình; đánh số trang cuối cùng rồi mới điền cột vị trí.
- Chủ dự án ký văn bản giải trình và trang bìa báo cáo hoàn thiện.
- Nộp lại theo kênh cơ quan thẩm định yêu cầu, giữ bằng chứng thời điểm nộp.
Bước bốn là bước hay bị bỏ qua nhất. Sửa cục bộ một con số mà không lần theo các chương sau là cách nhanh nhất để nhận thêm một vòng yêu cầu chỉnh sửa.
Những lỗi khiến bản chỉnh sửa bị trả lại thêm vòng nữa
Cán bộ thẩm định đọc nhiều bản chỉnh sửa và gặp đi gặp lại một số lỗi. Tránh được các lỗi này, bản hoàn thiện thường đi một lần:
- Bảng giải trình ghi "đã tiếp thu" nhưng báo cáo không có thay đổi tương ứng, hoặc chỉ thêm một câu chung chung.
- Sửa số liệu ở một chương, các chương khác vẫn giữ số cũ; bảng tổng hợp cuối báo cáo không khớp phần thân.
- Bổ sung tính toán nhưng không ghi nguồn hệ số, phương pháp, giả định đầu vào.
- Yêu cầu bổ sung tham vấn nhưng chỉ gửi công văn, không có văn bản trả lời của bên được tham vấn.
- Thay đổi thiết kế theo ý kiến hội đồng nhưng báo cáo khả thi kèm theo vẫn là bản cũ.
- Nộp bản chỉnh sửa không đánh dấu chỗ sửa, người đọc phải so từng trang.
Lỗi thứ năm đáng chú ý: cơ quan thẩm định đối chiếu ĐTM với tài liệu dự án. Nếu hai tài liệu nói hai điều khác nhau về cùng một hạng mục, họ không thể trình phê duyệt dù phần môi trường đã sửa tốt.
Ví dụ giả định: một bản chỉnh sửa đi một lần
Một nhà máy chế biến thuỷ sản giả định tại tỉnh Cà Mau nhận văn bản thông báo với mười hai yêu cầu. Đơn vị tư vấn tách thành mười chín ý, phân loại: mười một ý sửa số liệu và câu chữ, năm ý bổ sung tính toán, hai ý bổ sung tham vấn với cơ quan quản lý thuỷ lợi, một ý đổi thiết kế bể điều hoà.
Ý đổi thiết kế được đưa lên chủ dự án đầu tiên, vì kéo theo việc cập nhật bản vẽ và báo cáo khả thi. Hai ý tham vấn được gửi công văn ngay trong tuần đầu, vì phụ thuộc thời gian trả lời của cơ quan khác. Trong lúc chờ, nhóm tư vấn làm các ý còn lại. Khi văn bản tham vấn về, nhóm chỉ cần đưa vào phụ lục và chương tương ứng.
Bảng giải trình có mười chín dòng, mỗi dòng chỉ trang cụ thể. Bản chỉnh sửa được chấp nhận ngay lần nộp đầu. Điểm mấu chốt không nằm ở năng lực chuyên môn cao hơn, mà ở việc bắt đầu sớm các ý phụ thuộc bên ngoài và không để sót ý nào.
Sau khi nộp bản hoàn thiện
Cơ quan thẩm định xem xét bản chỉnh sửa. Với yêu cầu chuyên môn phức tạp, họ có thể gửi lại cho uỷ viên phản biện hoặc thành viên liên quan để xác nhận. Nếu còn thiếu, chủ dự án nhận văn bản yêu cầu tiếp. Nếu đạt, cơ quan thẩm định trình người có thẩm quyền ký quyết định phê duyệt kết quả thẩm định trong thời hạn luật định, tính từ khi nhận được báo cáo đạt yêu cầu.
Trong thời gian chờ, chủ dự án không nên thi công những hạng mục có tác động môi trường đáng kể dựa trên giả định "đằng nào cũng được duyệt". Quyết định chưa có thì hoạt động thi công vẫn thiếu căn cứ, và nội dung quyết định cuối cùng có thể kèm điều kiện làm thay đổi thiết kế.
Khi có quyết định, hãy kiểm tra ngay báo cáo ĐTM kèm quyết định có đúng là bản hoàn thiện cuối cùng không. Một số cơ quan đóng dấu xác nhận lên bản báo cáo đã phê duyệt; đây là bản bạn phải lưu giữ và dùng cho mọi thủ tục sau.
Câu hỏi thường gặp
Có thời hạn tối đa để chủ dự án nộp lại bản chỉnh sửa không?
Văn bản thông báo kết quả thẩm định có thể nêu thời hạn hoặc không; quy định cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành. Thực tế, để quá lâu khiến số liệu nền và tham vấn có thể bị coi là cũ, nên tốt nhất hoàn thiện sớm.
Chỉnh sửa có phải họp hội đồng lần hai không?
Thường không, nếu kết luận là thông qua với điều kiện chỉnh sửa. Bản chỉnh sửa do cơ quan thẩm định xem xét, có thể lấy ý kiến một số thành viên. Họp lại thường chỉ xảy ra khi dự án thay đổi lớn hoặc kết luận ban đầu là không thông qua.
Đơn vị tư vấn có được tính thêm phí cho vòng chỉnh sửa không?
Tuỳ hợp đồng. Nhiều hợp đồng đã bao gồm chỉnh sửa theo ý kiến hội đồng nhưng loại trừ khảo sát, lấy mẫu, tham vấn bổ sung. Nên đọc kỹ điều khoản này khi ký hợp đồng thay vì đến lúc chỉnh sửa mới bàn.
Muốn thay đổi thêm nội dung dự án ngoài yêu cầu của hội đồng có được không?
Được, nhưng phải nêu rõ trong văn bản giải trình là thay đổi chủ động, kèm đánh giá tác động. Thay đổi lớn có thể khiến cơ quan thẩm định coi như dự án mới cần xem xét lại, làm chậm hơn.
Bản chỉnh sửa có cần chữ ký đơn vị tư vấn không?
Báo cáo ĐTM hoàn thiện thường cần chữ ký của chủ dự án và đơn vị tư vấn như bản ban đầu. Văn bản giải trình do chủ dự án ký vì đây là văn bản của chủ dự án gửi cơ quan thẩm định.